Sist endret 05.10.2026

Databehandleravtale for Kassabok

Avtale mellom kunden (behandlingsansvarlig) og Kreativ Tørke AS, org.nr. 933 636 534, Fjellgata 2B, 0566 Oslo, som leverer Kassabok (databehandler). Avtalen gjelder fra kunden godtar vilkårene for Kassabok, og så lenge kunden har konto.

1. Formål og omfang

Kassabok gjør regnskapet kunden har i Fiken tilgjengelig for en språkmodell eller agent kunden selv velger. Avtalen gjelder personopplysningene Kassabok behandler når den henter, viser eller endrer data i Fiken på kundens vegne. Hva som behandles, står i vedlegg A.

2. Forholdet til andre avtaler

Ved motstrid går denne avtalen foran tjenestevilkårene når det gjelder personopplysninger. Avtalen begrenser ikke rettighetene de registrerte har etter personvernforordningen.

3. Kundens ansvar

Kunden er ansvarlig for at behandlingen har rettslig grunnlag, for å informere de registrerte, og for hvilke agenter og fullmakter som kobles til. Kunden er også ansvarlig for sin egen avtale med leverandøren av språkmodellen eller agenten. Den leverandøren mottar data når agenten ber om dem, og er ikke Kassaboks underdatabehandler.

4. Behandling etter instruks

Kassabok behandler personopplysninger bare etter kundens dokumenterte instruks, med mindre lov pålegger oss noe annet. Da sier vi fra til kunden før behandlingen, om loven tillater det. Instruksen er denne avtalen, vedlegg C, og kallene kundens agenter gjør innenfor fullmaktene kunden har gitt. Mener Kassabok at en instruks er i strid med personvernregelverket, sier vi fra til kunden.

5. Taushetsplikt

Bare personer som trenger det, får tilgang til systemene, og de har taushetsplikt. I dag er det én person. Admin-tilgangen viser ikke regnskapsdata (vedlegg C).

6. Sikkerhet

Kassabok gjennomfører tiltakene i vedlegg C og vurderer dem på nytt når tjenesten endres.

7. Underdatabehandlere

Kunden gir generell forhåndsgodkjenning av underdatabehandlerne i vedlegg B. Nye eller endrede underdatabehandlere vi selv tar i bruk, varsles minst 14 dager før, på e-post og på kassabok.no. Kunden kan protestere og si opp avtalen før endringen trer i kraft. Må vi bytte straks for å rette et sikkerhetsproblem eller holde tjenesten oppe, varsler vi så snart vi kan. Kunden kan da si opp med umiddelbar virkning. Kassabok sørger for at underdatabehandlerne har plikter som gir minst samme vern som denne avtalen, og er ansvarlig for dem overfor kunden. Varsler en underleverandør oss om endringer i sine egne underleverandører, publiserer Kassabok det på kassabok.no/underleverandorer så snart vi kan, og senest innen 30 dager. Berører endringen kundens data, varsles kunden også på e-post. Underleverandørene setter selv fristen for sine varsler, så kunden kan få kortere varsel for slike endringer enn for våre egne.

8. Overføring ut av EØS

Tjenesten og databasen ligger i Railways region EU West i Amsterdam. Railway er et amerikansk selskap og kan behandle data fra USA, blant annet ved drift og support, og tar sikkerhetskopier på flere steder og i flere regioner. Overføringen bygger på EU–US Data Privacy Framework, og ellers på EUs standardkontrakter (modul 3), slik Railways databehandleravtale bestemmer. Nøkler, tokens og loggbeskrivelser er kryptert før de lagres.

9. Bistand

Kassabok hjelper kunden med henvendelser fra de registrerte, vurderinger av personvernkonsekvenser og forhåndsdrøftinger med Datatilsynet, så langt det er rimelig ut fra hva Kassabok har tilgang til. Kassabok lagrer ikke regnskapsdata, så det meste kunden trenger, ligger i Fiken.

10. Brudd på personopplysningssikkerheten

Kassabok varsler kunden uten ugrunnet opphold, og senest 36 timer etter at vi ble kjent med bruddet. Varselet sier hva som har skjedd, hvilke opplysninger og omtrent hvor mange registrerte som er berørt, sannsynlige konsekvenser og hva vi gjør. Det vi ikke vet ennå, sendes så snart vi vet det. Kunden melder til Datatilsynet.

11. Sletting

Når kunden sletter kontoen eller avtalen opphører, slettes nøkler og tokens til Fiken straks, og kundens datanøkkel innen 30 dager. Da blir de krypterte beskrivelsene i bruksloggen uleselige. Regnskapsdataene ligger i Fiken, så det er ingenting å levere tilbake. Kunden kan laste ned bruksloggen sin før sletting. Sikkerhetskopier slettes etter en måned. Vi beholder bare det lov krever.

12. Dokumentasjon og revisjon

Kassabok gjør tilgjengelig det som trengs for å vise at avtalen følges. Kunden kan be om revisjon eller inspeksjon med 30 dagers varsel, høyst én gang i året med mindre et brudd gir grunn til mer. Kunden dekker egne kostnader.

13. Varighet og opphør

Avtalen gjelder så lenge kunden har konto. Endringer i avtalen varsles på e-post minst 30 dager før de gjelder, og kunden kan si opp før det. Pliktene om taushet, sletting og dokumentasjon gjelder også etter at avtalen er avsluttet.

14. Ansvar

Ansvar og ansvarsbegrensning følger tjenestevilkårene, innenfor det personvernforordningen artikkel 82 tillater.

15. Lovvalg og kontakt

Norsk rett gjelder, med Oslo tingrett som verneting. Kontakt om personvern: personvern@krto.no.

Vedlegg A – Behandlingen

Kassabok gir kundens agent tilgang til regnskapet i Fiken innenfor fullmaktene kunden har gitt: lese, lage kladder og vedlegg, og bokføre.

• Registrerte: kundens kunder, leverandører, kontaktpersoner og ansatte, og andre som står i regnskapet eller i bilag.
• Opplysninger: navn, adresse, e-post og telefon, organisasjonsnummer, fakturaer, kjøp, salg, beløp og betalinger, kontonumre, prosjekter og timer, og innholdet i bilag og vedlegg.
• Særlige kategorier: behandles ikke med vilje, men kan stå i bilag kunden laster opp. Kassabok sjekker bare filtypen, ikke innholdet.
• Varighet: så lenge avtalen gjelder.

Vedlegg B – Underdatabehandlere

Railways egne underleverandører står på trust.railway.com.

Ikke underdatabehandlere:

• Fiken er kundens eget regnskapssystem.
• Språkmodellen eller agenten er kundens valg og kundens avtale.
• Lettermint sender bare e-post til Kassaboks egne brukere og får ingen regnskapsdata.

Vedlegg C – Instruks og sikkerhetstiltak

Kassabok skal bare hente data fra Fiken og gi dem til agenten som ba om dem, lage, endre og bokføre i Fiken når agenten har fullmakt og ber om det, og lagre det som står i vedlegg A. Data brukes ikke til noe annet: ikke analyse, ikke trening av modeller, ikke salg eller deling.

• Kryptering: TLS på all trafikk. Nøkler, tokens og loggbeskrivelser krypteres med egen datanøkkel per kunde. Hovednøkkelen ligger bare i driftsmiljøet, ikke i databasen.
• Tilgang: innlogging bare med passkey. Agenter kobles til med OAuth 2.1 og egne fullmakter per agent. Å slå på bokføring krever ny passkey-bekreftelse.
• Isolasjon: en agent når bare sin egen kundes foretak. Det testes automatisk.
• Admin ser bare metadata om kall (tidspunkt, verktøy, resultat), aldri navn, beløp eller tekst fra Fiken.
• Driftslogger inneholder aldri regnskapsdata, nøkler eller tokens. Det testes med kjente testverdier.
• Logg over alle kall, som ikke kan endres i etterkant.
• Grenser for antall kall og skriving per døgn, og vern mot at samme føring sendes to ganger.
• Tekst fra Fiken merkes som upålitelig, så agenten ikke følger instruksjoner som står i en faktura eller et bilag.
• Testing: sikkerhetstester etter OWASP, kodeskanning og søk etter hemmeligheter før hver endring.

Vedlegg D – Andre forhold

• Varsel om brudd og om nye underdatabehandlere sendes til e-postadressen på kontoen.
• Kunden kan laste ned sin egen brukslogg som CSV når som helst.

Sist endret: 05.10.2026.